Optimisation de processus
Ateliers d’alignement structurel:
cartographiez les flux, assignez les bonnes personnes, communiquez !
C’est facile de faire de l’agriculture quand un stylo nous tient lieu de charrue et qu’on se trouve à cent lieues d’un champ de maïs.
Atelier : « Cartographie & Optimisation des Processus Clés »
Objectifs :
Identifier et redéfinir 1 à 2 processus critiques (ex. : commande → livraison, facturation, recrutement) pour éliminer les doublons, retards et frustrations.
Problèmes traités
- On perd du temps à répéter les mêmes étapes sans savoir pourquoi”
- “Les erreurs reviennent parce qu’on ne voit pas où le processus bloque”
- “Chaque personne fait à sa façon → pas de standard, pas de fiabilité”
- “On ne sait pas combien de temps ça prend vraiment → impossible de planifier”
- “Les clients se plaignent de retards, mais on ne sait pas d’où ça vient”
Public cible
dirigeants, managers stratégique et opérationnel
Durée et déroulement
1/2 journée
- Sélection du processus à cartographier
- Mapping visuel en équipe
- Application des 7 mudas
- Co-construction d’un nouveau flux simplifié
- Définition des indicateurs de suivi
Outils Lean :
Value stream mapping simplifié, 7 Mudas, Matrice Impact/Effort, SIPOC
Outils intelligence collective :
world café, chapeau de bono, 5 why, vote par gommette
Vous repartez immédiatement avec :
une carte virtuelle de l’organisation, une liste de KPI, une méthode de gestion des exception
Bénéfices mesurables :
réduction du temps de traitement du processus sélectionné, réduction des erreurs grâce à la standardisation, augmentation de la satisfaction
Tarif
405 EUR HT
Quand tout le monde est responsable, personne ne l’est.
Atelier : « Matrice RACI / Matrice des compétences / Clarification des rôles »
Objectifs :
Éliminer les flous de responsabilité et les doublons en définissant clairement les rôles. Ma version : « la bonne personne, au bon endroit … dans la bonne fonction ».
Problèmes traités
- “Personne ne sait qui est responsable → tout le monde attend que l’autre agisse”
- “On se marche dessus → doublons, conflits, frustrations”
- “On blâme les autres parce qu’on ne sait pas qui doit faire quoi”
- “Les décisions s’accumulent → personne ne veut prendre la responsabilité”
- “Les nouveaux arrivent perdus → pas de périmètre clair”
Public cible
dirigeants, managers d’équipe
Durée et déroulement
1/2 journée
- Identification de 5-7 tâches/missions critiques de l’entreprise
- Atelier collaboratif visant à remplir la matric RACI
- Identification des zones de conflit ou de surcharge
- Ajustement des périmètres et délégations
- Validation et engagement écrit
Outils Lean :
Matrice RACI, fiches de rôle simplifié, carte visuelle des périmètres
Outils intelligence collective :
vote par gommette
Vous repartez immédiatement avec :
Matrice RACI, fiches de rôles simplifiée, méthode de révision trimestrielle
Bénéfices mesurables :
réduction des conflits grâce à la définition des responsabilités, gain de clarté sur les rôles (sondage interne), gain de temps en coordination
Tarif
405 EUR HT
Les discussions qui ne mènent pas à une action concrète pourraient aussi bien être supprimées.
Atelier : « Standardisation des réunions et rituels de pilotage »
Objectifs :
Transformer les réunions improductives en rituels efficaces
Problèmes traités
- “Les réunions durent 2h pour rien → pas d’objectif, pas de décision”
- “On parle, on parle… mais rien ne bouge après”
- “On ne sait pas qui doit faire quoi après la réunion → pas de suivi”
- “On perd du temps à se répéter → pas de rituel clair”
- “Les managers ne savent pas piloter → pas d’indicateurs, pas de vision”
Public cible
dirigeants, managers
Durée et déroulement
1/2 journée
- Audit des réunions actuelles
- Co-construction de 3 rituels (daily, point hebdo, rétrospective mensuelle)
- définition des rôles
- mise en place d’un tableau de bord visuel (Kanban)
Outils Lean :
agenda ritualisé, template compte rendu, RACI meeting, PDCA
Outil intelligence collective :
vote par gommette
Vous repartez immédiatement avec :
agendas type des 3 rituels, template compte rendu, méthodologie Kanban
Bénéfices mesurables:
moins de temps passé en réunion, actions assignées avec suivi, augmentation des décisions prises en cours de réunion, ancrage de rituel de reporting
Tarif
405 EUR HT
Il me paraît inconcevable que dans une société de communication hyper sophistiquée telle que la nôtre, nous manquions de personnes qui puissent nous écouter.
Atelier : « Communication inter-services »
Objectifs :
Réduire les malentendus et les silos en définissant des règles de communications claires
Problèmes traités
- “On se parle mal → malentendus, retards, tensions”
- “Chaque service a son langage → on ne se comprend pas”
- “On attend des réponses qui ne viennent jamais → pas de canal ni de délai défini”
- “Les demandes se perdent → pas de format, pas de trace”
- “On se blâme au lieu de collaborer → silos, manque de confiance
Public cible
managers des services concernés
Durée et déroulement
1/2 journée
- Cartographie des points de friction entre services
- Définition des canaux de communications actifs et des attentes
- Co-construction d’un « contrat de communication »
- Simulation de cas réels
- Mise en place d’un système de feedback rapide
Outils Lean :
mapping des points de friction, SLA, tableau de suivi, feed-back SBI
Outils intelligence collective :
role-play
Vous repartez immédiatement avec :
un plan de communication, tableau de suivi des incidents de communication
Bénéfices mesurables :
réduction des malentendus inter-services, raccourcissement du délai de réponse inter-services, tableau de suivi
Tarif
405 EUR HT